Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Alexander Rinne (NEBIX)
An der Turnhalle 4, 31855 Aerzen
E-Mail: info@nebix.de

Weitere Angaben findest du im Impressum. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

Wo deine Daten liegen

Die Seite, die Datenbank und die Wichtelbotschaften liegen auf einem eigenen Server von NEBIX in Aerzen (Niedersachsen). Die Stimmen erzeugt die „Werkstatt“, ein ebenfalls eigener Rechner von NEBIX am selben Ort. Briefe und Namen gehen nur zur Verarbeitung dorthin, verschlüsselt und nur über unser eigenes Netz. Die Werkstatt speichert sie nicht. Es gibt keine Übermittlung an externe KI-Dienste. Außer unserem E-Mail-Anbieter (siehe „E-Mails“) bekommt niemand deine Daten.

Konto

Für ein Konto brauchen wir deine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als Hash (Argon2id), nie im Klartext. Dazu kommen Zeitpunkte (angelegt, bestätigt) und deine Einstellung, ob du eine Mail bekommst, wenn eine Wichtelbotschaft fertig ist.

Zweck ist die Bereitstellung des Wichtelpostfachs, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis). E-Mail-Adresse und Passwort sind nötig, ohne sie gibt es kein Konto. Alle anderen Angaben machst du freiwillig. Ein Konto, das nicht bestätigt wird, löschen wir, sobald der Bestätigungslink abgelaufen ist. Du kannst dein Konto jederzeit selbst im Profil löschen, dann ist alles sofort weg, was dazu gehört. Sonst löschen wir alle Konten am 1. Februar 2027.

Wichtel und wichtige Namen

Du gibst deinem Wichtel einen Namen und eine Stimme. Freiwillig kannst du wichtige Namen eintragen (zum Beispiel die Namen deiner Kinder) und eine Aussprache-Schreibweise dazu. Damit du hörst, ob der Wichtel einen Namen richtig ausspricht, erzeugen wir einen kurzen Probesatz als Audio und prüfen ihn automatisch per Spracherkennung auf der Werkstatt.

Wichtige Namen kannst du jederzeit ändern oder löschen, der Probesatz verschwindet dann mit. Bitte trag nur Vornamen oder Spitznamen ein, keine Nachnamen oder Adressen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Machst du als Kita, Schule, Erzieherin oder Erzieher mit und trägst Namen von Kindern ein, die nicht deine eigenen sind, bist du dafür verantwortlich, dass du das darfst, etwa weil die Eltern einverstanden sind.

Briefe und Wichtelbotschaften

Deinen Brief speichern wir, bis daraus eine Wichtelbotschaft (MP3) geworden ist, und danach zusammen mit ihr. Vor dem Einsprechen prüfen wir jeden Brief und den Namen des Wichtels automatisch, ob sie für Kinder geeignet sind: erst mit einer Wortliste, dann mit einem Sprachmodell auf der Werkstatt. Lehnt die Prüfung einen Brief ab, kannst du mit „Das ist ein Irrtum“ eine Prüfung durch einen Menschen bei NEBIX anfordern. Die automatische Prüfung hat keine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung für dich, im schlimmsten Fall spricht der Wichtel einen Brief nicht ein.

Wichtelbotschaften kann nur deine Familie anhören, über nicht erratbare Adressen und nur nach dem Login. Es gibt keine öffentliche Anzeige. Lädst du eine Wichtelbotschaft herunter und teilst sie, entscheidest du selbst, wer sie hört.

Schaltest du im Profil das Wichtelpostfach ein, bekommst du einen geheimen Link mit QR-Code. Wer ihn hat, hört ohne Login alle fertigen Wichtelbotschaften deiner Familie und sieht den Namen eures Wichtels, aber keine Brieftexte und keine Kontodaten. Der Link steht nicht bei uns in der Datenbank, nur ein Zufallswert, aus dem er sich zusammen mit einem Schlüssel auf unserem Server ergibt. Du kannst ihn jederzeit erneuern (der alte gilt dann nicht mehr) oder das Postfach ausschalten. Suchmaschinen bitten wir, die Seite nicht aufzunehmen.

Brief und Wichtelbotschaft löschen wir automatisch 2 Monate nach der Fertigstellung, spätestens am 1. Februar 2027. Abgelehnte und nicht fertig gewordene Briefe löschen wir nach derselben Frist. Wenn du dein Konto löschst, sind auch alle Briefe sofort weg. Rechtsgrundlage für die Briefe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Inhaltsprüfung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Kinder vor ungeeigneten Inhalten und das Wichtelpostfach vor Missbrauch zu schützen).

Briefe enthalten oft Persönliches über deine Familie. Bitte schreib nichts hinein, was der Wichtel nicht braucht, vor allem keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible Angaben.

Meldungen

Du kannst eine Wichtelbotschaft melden, etwa wenn ein Name falsch klingt, und einen kurzen Text dazu schreiben. Auch „Das ist ein Irrtum“ und Aufträge, die die Werkstatt nicht schafft, erzeugen eine Meldung. NEBIX bekommt dazu eine Mail mit dem Grund und einem geheimen Link, über den sich Brief und Wichtelbotschaft anhören lassen. Solange eine Meldung offen ist, wird die Wichtelbotschaft nicht automatisch gelöscht, spätestens am 1. Februar 2027 aber schon. Verstößt ein Brief gegen die Regeln, kann NEBIX das Konto sperren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

E-Mails

Wir schicken dir nur Mails, die zum Wichtelpostfach gehören: Bestätigung, Passwort zurücksetzen, E-Mail ändern und, wenn du es eingeschaltet lässt, „Deine Wichtelbotschaft ist fertig“. Keinen Newsletter, keine Werbung.

Die Mails verschicken wir über das Postfach wichtelpost@nebix.de bei unserem E-Mail-Anbieter dogado GmbH (Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund). Mit dogado besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Mailserver von dogado stehen in Rechenzentren in Deutschland. Bis zum Versand liegen Betreff und Text in unserer Datenbank, danach löschen wir den Text sofort und den restlichen Eintrag (Adresse, Art der Mail, Zeitpunkt) nach einem Tag.

Server-Protokolle und Schutz vor Missbrauch

Bei jedem Aufruf der Seite protokolliert unser Webserver IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung. Die Protokolle löschen wir nach 7 Tagen. Sie dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche.

Gegen automatische Anmeldungen nutzen wir ALTCHA, das auf unserem eigenen Server läuft: Dein Browser löst eine kleine Rechenaufgabe, es werden keine Daten an Dritte übertragen und keine Cookies gesetzt. Nach zu vielen falschen Passwörtern sperren wir weitere Versuche für deine IP-Adresse bzw. E-Mail-Adresse kurz. Dafür merken wir uns die IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher, höchstens eine Stunde.

Die Anwendung selbst schreibt technische Fehlerprotokolle ohne E-Mail-Adressen und Passwörter. Bei abgelehnten Briefen steht dort der Grund der Prüfung, der den Inhalt kurz beschreiben kann. Die Protokolle sind in der Größe begrenzt, ältere Einträge werden überschrieben, spätestens am 1. Februar 2027 löschen wir sie.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

Besuchsstatistik

Um zu sehen, wie das Wichtelpostfach genutzt wird, zählen wir Seitenaufrufe mit Umami. Umami ist Open-Source-Software und läuft auf einem eigenen Server von NEBIX in Aerzen. Es setzt keine Cookies und erkennt dich nicht über Tage oder Geräte hinweg wieder. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die Seite, von der du kommst, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache und das ungefähre Land bzw. die Region. Deine IP-Adresse speichert Umami nicht.

Inhalte deiner Briefe, Namen und deine E-Mail-Adresse gelangen nie in die Statistik. Von jeder Adresse erfassen wir nur den Pfad: Der Teil nach dem Fragezeichen, in dem die geheimen Links (Wichtelpostfach, Bestätigungen, Passwort) ihren Schlüssel tragen, wird vorher abgeschnitten, und die Nummern deiner Briefe werden unkenntlich gemacht. Die Daten geben wir nicht weiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer Reichweitenmessung, um das Wichtelpostfach zu verbessern).

Cookies

Wir setzen nur ein Cookie: das Sitzungs-Cookie, das dich nach dem Login angemeldet hält. Es ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 TDDDG), gilt höchstens 180 Tage und verschwindet beim Abmelden. Keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Schriften und alle anderen Inhalte kommen von unserem eigenen Server.

Datensicherung

Wir sichern den Server täglich auf eigene Hardware von NEBIX und bewahren jede Sicherung 5 Tage auf. Gelöschte Daten sind deshalb spätestens 5 Tage nach der Löschung auch aus den Sicherungen verschwunden.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21). Vieles kannst du direkt im Profil erledigen: E-Mail ändern, Namen ändern oder löschen, Konto löschen. Für alles andere schreib an info@nebix.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.

Volljährigkeit

Konten dürfen nur Erwachsene anlegen. Kinder hören die Wichtelbotschaften, nutzen die Seite aber nicht selbst.